10 askelta tehokkaampaan varastonhallintaan –
näin muutat tuottamattoman työn asiakkaillesi puhtaasti lisäarvoa tuottavaan työhön.
Visuaaliset elementit ja niiden avulla kommunikointi
Varastonhallinnan optimointi on mielenkiintoinen aihe, jossa samankaltaiset haasteet koskettavat suurta osaa teollisuuden parissa toimivista yrityksistä. Kun nimikkeitä on paljon, niiden sijoittelu ja prosessien mutkaton kulku vaativat tuekseen selkeitä toimintamalleja ja niitä tukevia ohjelmistoja, joita käydään seuraavaksi läpi kymmenen vaiheen kautta.
Kantava ajatus toimintamallien taustalla on hyödyntää visuaalisia elementtejä prosesseja selkeyttämään. Jo kauan sitten viestinkulussa luotettiin visuaalisiin signaaleihin savumerkkien muodossa. Tällainen kommunikointi onkin vahvasti havainnollistavaa ja kasvattanut täten rooliaan nykyajan hektisissä työympäristöissä. Tutkimusten mukaan visuaalista kommunikointia ei kuitenkaan vielä hyödynnetä kovinkaan paljoa valmistavassa teollisuudessa. Meidän tavoitteemme on kuitenkin tarjota ratkaisuja juuri tähän – visuaalisten toimintamallien helppoon ja käyttäjälähtöiseen jalkauttamiseen.
Oppaassamme esiteltävät askeleet antavat uusia toimintamalleja varaston visualisointiin, auttaen tekemään varastonhallinnasta yksinkertaisempaa koko työyhteisölle.
Lopputuloksena työ on sujuvaa, stressitöntä ja tehokasta. Ja mikä tärkeää – tuottavampaa.
Aiemmin tapahtunutta
Aiemmin julkaistuissa ”10 askelta tehokkaampaan varastonhallintaan 1/3 ja 2/3” blogi-osioissa kävimme jo läpi ensimmäiset 6 askelta tehokkaampaan varastonhallintaan.
Ensimmäiset askeleet olivat:
1. Nykytilan selvitys
2. Hukatut työtunnit
3. Määritä potentiaalisten hyötyjen suuruus
4. Mallinna varastokartta
5. Täsmälliset sijaintitiedot
6. Ylläpidä inventaariota reaaliajassa
Seuraavaksi käymme läpi askeleet 7-10:
7. FIFO eli First-In-First-Out -periaate helpoksi
8. Optimoi hälytysrajat
9. Mahdollista reaaliaikainen tiedonkulku
10. Visualisoi työvaiheet ja tee yksinkertainen arvonlisäys-analyysi
- FIFO ELI FIRST-IN-FIRST-OUT -PERIAATE HELPOKSI
Varastoissa samaa nimikettä voi olla useissakin sijainneissa ja ensiksi tulleiden erien paikallistaminen voi olla aikaa vievää.
Nimikkeen eriä saatetaan etsiä, kuljetella, siirrellä ja palautella takaisin aiempaan sijaintiin, ellei kyseessä olekaan oikea ja aiemmin varastoon vastaanotettu erä. Samalla muu tuotanto seisoo tai asiakas joutuu odottelemaan tilaamansa tuotteen saapumista aivan turhaan.
Lean-menetelmän hengessä juuri tämänkaltainen tuottamaton työ tulisi saada eliminoitua prosesseja kehittämällä. FIFO:n toteutuminen kun on useimmissa yrityksissä tavoitteena, jotteivat aiemmin tulleet erät pääse hajoamaan, ruostumaan tai teknisesti vanhenemaan.
Tutkimuksen mukaan useammat yritykset käyttäisivät FIFO:a, jos varastonhallintaohjelma tukisi sen käyttöä. Myös täsmälliset sijaintitiedot ovat ratkaisevassa roolissa, jotta FIFO:a voitaisiin tehokkaasti käyttää hyödyksi jokapäiväisessä työskentelyssä. Täsmällisten sijaintitietojen mahdollistamasta helposti hahmotettavasta varastokartasta onkin helppo todeta, mistä sijainnista löytyy kyseisen nimikkeen aikaisin erä. Tämä nopeuttaa keräilyä, lisää keräilyvarmuutta ja eliminoi keräilyvirheistä syntyviä hukkia – erityisesti uusien työntekijöiden keskuudessa.
Seuraavassa kuvassa nähdään esimerkki miten FIFO-periaatetta voidaan tehokkaasti hyödyntää täsmällisiä sijaintietoja hyväksikäyttäen. Kuvassa työntekijä näkee keräiltävän tuotteen vanhimman erän sijainnin varastossa visuaalisesti. Tällöin työntekijän ei tarvitse arpoa tai käydä tarkistamassa, missä sijainnissa vanhin erä on.
FIFO-periaatteen hyödyntäminen mahdollistuu täsmällisten sijaintitietojen avulla ja niiden visualisoinnilla
- OPTIMOI HÄLYTYSRAJAT
Varastoissa muhii paljon pääomaa ja todellinen säästön paikka on pystyä löytämään optimaalinen varaston taso kullekin nimikkeelle.
Monissa yrityksissä saldoilta löytyy viikkojen materiaalit, mutta ei ole mahdotonta, että tietyt nimikkeet ovat paikoillaan jopa kuukausia. Tällöin maksetut materiaalit sitovat merkittävästi rahaa ja voivat jopa odotusaikansa puitteissa hajota, ruostua tai vanhentua teknisesti. Hävikki onkin viheliäinen varastonhallinnan kirous, jonka minimoiminen on aina tavoiteltavaa.
Varaston ja nimikkeiden saldojen visualisointi on merkittävä askel kohti tehokkaampaa varaston kiertoa. Helposti ymmärrettävät kuvaajat osoittavat helposti millä tahdilla nimike tyypillisesti kuluu ja mihin kohtaan uusi tilaus kannattaisi ajoittaa.
Optimoimalla inventaarion koko minimihälytysrajojen ja saldomuutoshistoriasta syntyvän visuaalisen datan avulla säästyy selvää rahaa eikä yrityksen rahoja ole liiaksi kiinnitetty ylimääräiseen inventaarioon ja sen ylläpitoon. Lue aiheesta lisää tästä.
Nimikkeiden saldomuutoshistoriaa visualisoimalla havaitaan helposti optimoitavissa oleva hälytysrajan suuruus ja siitä syntyvät säästöt
- MAHDOLLISTA REAALIAIKAINEN TIEDONKULKU
Tieto on valtaa – ilman ajantasaista tietoa syntyy monenlaisia virheitä ja viivästyksiä.
Monesti tiedon kulku jää kuitenkin vajavaiseksi, johtuen siitä, että tiedot raportoidaan vain määrätyin väliajoin tai joissakin tapauksissa niitä ei raportoida ollenkaan. Tämä voikin olla haastavaa, mikäli käytössä on vain toiminnanohjausjärjestelmä, joka ei tue esim. saldomuutosten merkitsemistä tai joku muu järjestelmä, joka on liian kankea käyttää sujuvasti työn lomassa.
Optimitilanteessa varastonhallinta kuitenkin yhdistetään osaksi työrutiineja, jolloin ajantasaiset saldot ovat aina kaikkien saatavilla, niin oston, myynnin kuin alihankintaketjujen. Tällöin prosessit virtaavat sujuvina, eikä syntymään pääse kalliita tuotantoseisahduksia, kun tietty komponentti onkin päässyt loppumaan tai ei löydy.
Varastonhallinta ja sen ylläpito kuuluu jokaiselle varastossa työskentelevälle. Varastonhallintaohjelman täytyykin tukea työntekijöitä tarjoamalla tarvittavat ominaisuudet sekä olemalla helppo- ja nopeakäyttöinen. Varastossa tapahtuu päivittäin erittäin paljon asioita ja usein kaiken oleellisen kirjaaminen ylös ei ole mahdollista, jos merkinnät eivät onnistu parissa sekunnissa.
Ihannetilanteessa, jossa muutosten kirjaaminen käy nopeasti ja helposti, ovat tärkeät tiedot saapuneista eristä ja muuttuneista saldoista heti kaikkien varastossa työskentelevien tiedossa – ja tarvittaessa myös alihankkijoiden. Tämä eliminoi tuottamatonta työaikaa, joka muuten kuluisi erilaiseen yhteydenpitoon, saapumisilmoituksiin tai saldotarkistuksiin.
- VISUALISOI TYÖVAIHEET JA TEE YKSINKERTAINEN ARVONLISÄYS-ANALYYSI
”Prosessin vaihe on arvoa lisäävä, mikäli se aiheuttaa fyysisen muutoksen materiaaliin asiakkaan spesifikaatioiden mukaiseen suuntaan.” (*Regan ja Slattery, 2000)
Arvoa lisäämättömät vaiheet sen sijaan aiheuttavat tyypillisesti kolmenlaisia haittoja:
liian kalliit tuotantokustannukset, heikentynyt laatu tai myöhästymiset.
Arvonlisäys-analyysissa on hyvä edetä näin:
- Listaa kaikki prosessin askeleet ja työvaiheet (ml. mahdollinen odotus eri pisteissä ja kuljetukset työvaiheiden välillä)
- Määritä jokaiselle vaiheelle arvioitu kesto
- Vertaa listaa arvoa lisäävien työvaiheiden listaan, olettaen että ensimmäisenä oleva sitaatti on arvonlisäystä tuottavan toimenpiteen määritelmä.
Tehtyäsi edelliset vaiheet ja muodostaessasi niistä selkeän taulukon, näet lopputulemana, miten tuotteesi (tai sen osat) kulkevat varastosi läpi. Näet myös heti, jos osat kulkevat varastossa epäjohdonmukaisesti tai lojuvat välivarastossa keskeneräisenä huomattavia aikoja.
Hukkien minimoinnin hengessä voit tällöin tutkia kaikki vaiheet kriittisellä silmällä ja päätellä lisääkö työvaihe arvoa, vai johtuuko se esimerkiksi epäedullisesti organisoiduista fyysisistä sijainneista. Usein paremman organisoinnin avulla työpisteistä saadaan selkeitä ja työhön päästään helpommin käsiksi. Samalla liikkuminen työpisteen sisällä muuttuu mutkattomammaksi ja nopeammaksi.
Kun prosesseja lähdetään parantamaan, voi visuaalinen kartta tehdä kaikesta helpommin hallittavaa ja auttaa karsimaan turhat vaiheet organisoimalla asiat järjestelmällisesti.
Kun tämä vaihe on tehty kerran kunnolla, hyötyy siitä jokainen työntekijä ja esimies – nyt ja tulevaisuudessa. Vuosien varrella erilaisiin hukkiin tuhraantuva aika ja raha voidaan kanavoida jatkossa tuottavaan työhön, mikä alkaa takuulla näkyä myös viivan alla.
Arvoalisäävä analyysi ja työvaiheiden visualisointi auttavat eliminoimaan turhat työvaiheet
Lähteet:
Teollisuusyritysten ongelmakohdat varastonhallinnassa, Nurminen, 2020
Regan, M. & Slattery, M. 2000. The Kaizen Revolution, How To Use Kaizen Events To
Double Your Profits. Holden Press.
Kiitos oppaamme lukemisesta!
Toivottavasti sait siitä uusia näkökulmia ja vinkkejä varastonhallinnan kehittämisestä visuaalisuuden elementtejä hyödyntäen. Kuten sanottu, nämä haasteet ovat hyvin tyypillisiä monenlaisissa varastoissa ja tuotantoympäristöissä. Juuri siksi olemme kehittäneet niiden taklaamiseen visuaalista varastointia tukevan, helppokäyttöisen työkalun – osienpaikannusohjelma OPO:n.
Sen suurimpia hyötyjä on erilaisten hukkien paikallistaminen ja eliminointi, täsmälliset ja visuaalisesti selkeät sijaintitiedot, reaaliaikainen inventaario, parempi tiedonkulku ja näistä juontuvat kustannussäästöt.
Yksinkertaisesti sanottuna Osienpaikannusohjelmalla pidät inventaariosi reaaliaikaisesti ajantasalla, keräilyvarmuuden huipussaan sekä tiedonvaihdon viiveettömänä. Tämä johtaa sujuvaan, tehokkaaseen ja stressittömämpään työntekoon, mikä taas mahdollistaa aiemmin hukkaan heitetyn työn muuttamisen asiakkaille puhtaasti lisäarvoa tuottavaan työhön. Ainoastaan siitä asiakkaanne ovat valmiita maksamaan.
Onko teillä osat hukassa tai kokoonpanossa osapuutteita? Tietääkö myyjänne varmuudella, mitä myytävää varastossanne on? Entä yrityksenne ostopäälliköt?
Mikäli haluaisit keskustella lisää, saat meiltä maksuttoman alkukartoituksen, jossa syvennymme oman yrityksesi tärkeimpiin haasteisiin.
Soita ja varaa kartoitus:
045 7874 3131
anssi.nurminen@muhkia.com
Terveisin,
Anssi Nurminen
Muhkia Oy, yrittäjä ja perustaja
