FIFO First-In-First-Out ja sen tuen puute varastonhallintaohjelmissa

Teollisuusyritysten ongelmakohtia varastonhallinnassa käsittelevän tutkimuksen mukaan  FIFO-periaatetta (First-In-First-Out) käytetään tai haluttaisiin käyttää 73 % yrityksistä. Valitettavasti 3/4 näiden yritysten varastonhallintajärjestelmistä ei mitenkään tue sen käyttöä.

Kun varastonhallinta pyörii FIFO-periaatteen mukaisesti tavara liikkuu ulos varastosta samassa järjestyksessä kuin se on sinne saapunutkin. Näin mitkään tuotteet eivät jää seisomaan varastoon pitkäksi aikaa. Pilaantuvalle tavaralle, kuten elintarvikkeille FIFO on yleensä ainoa mahdollinen varastointiperiaate.

FIFO periaatteen tehokas hyödyntäminen vaatii toimiakseen kaksi asiaa: 

• • • nimikkeen vastaanottopäivän tai parasta ennen päivän
    • täsmällisen sijaintitiedon

Muuten tilanne on se, että nimikettä tiedetään olevan mahdollisesti useassa sijainnissa, mutta ei tarkalleen tiedetä missä. Pahimmillaan voi myös käydä niin, ettei tiedetä sijaintia eikä mahdollista “parasta ennen”- päivää. Tällöin uhkana on, ettei nimikettä löydetä, sen etsimiseen kuluu huomattava määrä aikaa tai kun se löytyy,se on mennyt jo vanhaksi!

Seuraavassa kuvassa nähdään esimerkki varastonhallintaohjelmasta, joka tukee FIFO:n käyttöä jokapäiväisessä toiminnassa:

Kuva 1. Nimikkeen oleelliset tiedot FIFO periaatteen toiminnan kannalta

Kuvassa kohdassa 1 nähdään tarkasteltava nimike ITM_000837. Kyseistä nimikettä on kahdessa sijainnissa. Kohdassa 2 nähdään, milloin kyseinen erä nimikettä on vastaanotettu varastoon. Kohdassa 3 nähdään, milloin nimikkeelle on tehty kyseisessä sijainnissa saldomuutoksia viimeisen kerran. 

Nyt FIFO-periaatetta on helppo toteuttaa, kun taulukosta nähdään heti, kummassa sijainnissa on aiemmin tullut erä nimikettä. Täsmälliset sijaintitiedot mahdollistavat myös sen, etteivät nimikkeen erät mene sekaisin, vaikka ne olisivatkin lähekkäin toisiaan, kuten tässä esimerkissä (viereiset lavapaikat). 

Teollisuusyritysten ongelmakohtia varastonhallinnassa -tutkimuksen (Nurminen, 2020) mukaan yrityksissä on selkeästi tiedostettu FIFO:n tuomat hyödyt, mutta varastonhallintaohjelmissa on selkeitä kehityskohteita, jotta ne saataisiin tukemaan FIFO-periaatetta. Hyödyt on selkeästi tiedostettu, sillä FIFO-periaatetta käytetään tai haluttaisiin käyttää 73 % yrityksistä, mutta 3/4 näiden yritysten varastonhallintajärjestelmistä ei mitenkään tue sen käyttöä. Lisäksi esim. konepajateollisuudessa 80 % yrityksistä suorittaa inventaarion tarkastuksen joko kerran puolessa vuodessa tai kerran vuodessa. Tämä taas puoltaa sitä, että FIFO-periaatetta ei myöskään reaaliaikaisella inventaarion ylläpidolla pystytä tukemaan.    

Varastossa syntyvän hukan eri muodot

FIFO-tuen puute aiheuttaa monenlaista hukkaa varastoissa ja tuotannoissa. Mitä tarkoitetaan hukan eri muodoilla? 

Selvennetäänpä: Hukan eliminoiminen kuuluu Lean valmistuksen päätavoitteisiin. Hukkaa pyritään eliminoimaan vähentämällä tai minimoimalla toimittajasta, asiakkaasta sekä sisäisistä muuttujista johtuvaa vaihtelevuutta. 

Tiivistettynä: Lean valmistuksen tavoitteena on tuottaa sama määrä haluttua asiaa käyttäen vähemmän aikaa, tilaa, ihmistyötä, koneistusta, materiaalia ja kustannuksia (AlManei ja Salonitis, 2017, s. 1). 

Esimerkiksi: Toyotalla tavoitellaan tuotannossa totaalista hukan eliminoimista. Lause: ”valmistajan voitot löytyy tavasta, jolla se tekee asioita ”, kuvastaa hyvin Toyotan filosofiaa kustannusten vähentämiselle hukkaa aiheuttavien toimintojen eliminoimisen kautta. (Lu, 1989, s. 15) Hukka voidaan jakaa seuraavasti kahdeksaan eri kategoriaan (Floyd, 2010, s. 32): 

1. Ylituotanto 
2. Odottaminen 
3. Kuljettaminen 
4. Prosessi 
5. Inventaario 
6. Tarpeeton työ 
7. Vialliset tuotteet 
8. Hyödyntämätön lahjakkuus / talentti. Nykyään hukaksi ajatellaan olevan myös: 
9. Epäergonomiset työolosuhteet (Wyrwicka ja Mrugalska, 2016, s.1) 

Käydään läpi vielä Floydin (2010, s. 32–33) listaamat kahdeksan hukan muotoa(kohdat 1-8): 

1. Ylituotanto: Kun tuotteita tuotetaan enemmän kuin on tarpeellista, niitä valmistetaan nopeammin kuin on tarpeellista sekä ennen kuin niille on tarve, kutsutaan sitä ylituotannoksi (Ortiz, 2016, s. 11). Ylituotanto aiheuttaa sen, että joudutaan varastoimaan tuottavaa kapasiteettia, materiaalia ja työvoimaa, jota voitaisiin käyttää välittömästi myytyihin tuotteisiin eikä varastoon jääviin joko valmiisiin tai puolivalmiisiin tuotteisiin (Floyd, 2010, s. 32). Lu:n mukaan työn liiallinen edistyminen on yleisin näky työpisteillä. Tällöin kaikki liikkuu liian nopeasti. Työntekijät etenevät seuraavaan työvaiheeseen, vaikka heidän pitäisi odottaa. Aika, joka pitäisi olla odottamisaika, tuleekin piilotettua. Materiaalia tai osia kasaantuu tuotantolinjaston väliin tai loppuun, kun tämä prosessi toistuu. Syntyy tarpeeton inventaario osia, jota täytyy liikutella ja varastoida, jotka taas ovat uusia työn muotoja. (Lu, 1989, s. 17).
2. Odottaminen: Odottamisesta syntyvää hukkaa syntyy, kun operaation eri osat eivät ole yhteyksissä ja synkronoituneita toisiinsa. Tällöin työvoimaa käytetään tuottavan työn sijaan odotteluun (Floyd, 2010, s. 32). Mikäli edellinen prosessivaihe epäonnistuu toimittamaan tarvittavia osia aiheuttaen sen, ettei seuraava työvaihe voi työskennellä, syntyy myös odottamisesta syntyvää hukkaa (Lu, 1989, s. 18). 
3. Kuljettaminen: Kuljettaminen lisää kustannuksia lisäämättä arvoa. Materiaalia vain liikutetaan ilman, että se etenee kohti seuraavaa työvaihetta tai suoraan kohti asiakasta (Floyd, 2010, s. 32). Lu:n (1989, s. 19) mukaan puhutaan kuljettamisesta syntyvästä hukasta, kun kappaletta liikutetaan jokin etäisyys tarpeettomasti, varastoidaan väliaikaisesti tai uudelleen järjestellään. Perinteisesti osia siirretään suuremmalta kuormalavalta pienemmälle ja sitten useita kertoja koneelle ennen ne saadaan lopullisesti prosessoitua. Myös osien siirtelyä varastolta tehtaalle, tehtaalta koneelle ja koneelta työntekijöille kutsutaan kuljetuksesta syntyväksi hukaksi. Osia täytyy uudelleen järjestellä ja liikutella kaikissa mainituissa vaiheissa. Ortizin (2016, s. 12) mukaan kuljettaminen syntyy, kun peräkkäiset prosessin vaiheet ovat kaukana toisistaan eivätkä ole myöskään näköetäisyydellä toisistaan. 
4. Valmistusprosessit: Valmistusprosessit pitää olla näkyviä, luotettavia, päteviä, saatavilla olevia ja hyvin kontrolloituja. Mahdollisuuksia, aikaa ja rahaa tullaan menettämään, mikäli välineet ja prosessit eivät 15 vastaa mainittuja standardeja (Floyd, 2010, s. 32). Lu:n (1989, s. 19–20) mukaan prosessista syntyvää hukkaa syntyy esimerkiksi, kun työntekijä joutuu käyttämään käsiään tukiessaan huonoksi mennyttä jigiä saadakseen työn tehtyä. Aikaa menee hukkaan, kun prosessi ei kulje sulavasti. Meltonin (2005, s. 4) mukaan yliprosessointia on se, kun tietty prosessin vaihe ei lisää tuotteeseen yhtään arvoa. 
5. Inventaario: Ylituotannosta syntyvä inventaario sekä inventaario, joka sisällyttää selvittämättömiä ongelmia ovat hukkaa aiheuttavia. Inventaarion varastointi, hallinnointi ja omistaminen lisää uusia kuluja. Ongelmia sisällään pitävä ja piilottava inventaario aiheuttaa usein sen, että molemmista sekä inventaariosta että sen piilottamista ongelmista tulee pysyviä (Floyd, 2010, s. 33). Ylimääräinen inventaario syntyy, kun suuria eriä raaka-ainetta ostetaan suuria kampanjoita varten, jolloin niitä säilytetään varastossa pitkittyneitä aikoja (Melton, 2005, s. 4). 
6. Tarpeeton työ: Huonosta kommunikaatiosta, huonosta pääsystä työkaluihin tai materiaaleihin tai huonosti suunnitellun tehtaan tai koneiden sijoittelun takia syntyvä työ tai työntekijöiden liike ovat tarpeetonta työtä ja siten myös hukkaa (Floyd, 2010, s. 33). Tarpeetonta liikettä syntyy, kun työntekijät etsivät työpisteiden sisä- ja ulkopuolelta osia, työkaluja, materiaaleja ja tarpeellista tietoa. Läpimenoaika kasvaa ja tuotteiden laatu alkaa laskea, mikäli prosessissa on suuri määrä liikettä (Ortiz, 2016, s. 12). 
7. Vialliset tuotteet: Viallisten tuotteiden valmistus hukkaa kapasiteettia, työvoimaa sekä materiaalia ja niiden aiheuttama hukka myös kertaantuu jokaisessa operaatiossa, jossa ne ovat osallisena. Mikäli viallisia tuotteita menee asiakkaalle saakka, on riskinä myös yrityksen maineen tahraantuminen (Floyd, 2010, s. 33). 
8. Ihmisten kyvykkyys: Ihmisten kyvykkyys tai kapasiteetti on kahdeksanneksi hukaksi määritelty hukka (Floyd, 2010, s. 33). Ihmisten hukattu potentiaali syntyy, kun työntekijät eivät pysty käyttämään parasta potentiaaliaan työntekoon vaan, joutuvat heikon prosessin takia liikkumaan, kuljettamaan, yliprosessoimaan, ylituottamaan, odottamaan ja korjailemaan virheitä (Ortiz, 2016, s. 12). 

FIFO-tuen puute aiheuttaa monenlaista hukkaa ja estää sujuvan työnteon

Kun FIFO-mallia halutaan käyttää, mutta sitä ei pystytä tekemään varastonhallintaohjelman tuen avulla, aiheuttaa se monenlaista hukkaa. Selkeimmin havaittavissa oleva kahdeksasta hukan muodosta on tarpeettomasta liikkeestä syntyvä hukka, joka syntyy kun samaa tuotetta ja sen vastaanottopäivää/parasta ennen päivää joutuu tarkistamaan kaikista tuotteen eri sijainneista. Tämä siis siitä syystä, että voitaisiin toteuttaa FIFO-periaatetta. 

Kuljettamisesta syntyvää hukkaa syntyy, kun huomataan, että FIFO-periaatteen mukaisesti olisikin pitänyt ottaa tuotteita jostakin toisesta erästä ja sijainnista. Tällöin uudempi materiaali kuljetetaan takaisin paikalleen. Samalla syntyy odottamisesta syntyvää hukkaa, kun oikeaa erää etsitään ja kuljetellaan edestakaisin. Viallisia tuotteita voi syntyä jos aiemmin tullut erä onkin mennyt FIFO-periaatteen aiemmasta rikkoontumisesta jo pilalle. Toisin sanoen  tilaukseen on käytetty tuoreempaa erää, kun olisi pitänyt käyttää vanhempaa erää ja mahdollistaa näin sen käyttö ennen mahdollista “parasta ennen” -päivää. 

Mikäli kokoonpanon käyttöön on päässyt livahtamaan pilalle tai huonoksi mennyt erä ja se havaitaan ajoissa ja poistetaan, syntyy jälleen odottamisesta syntyvää hukkaa, kun tuotanto joutuu odottamaan seuraavaa erää. Mikäli pilalle mennyt tuote kulkeutuu asiakkaalle asti, joudutaan koko tuote tekemään kaikkine työvaiheineen uusiksi. Riskinä on myös yrityksen maineen tahriintuminen. Varmaa on se, että kyseisessä tapauksessa on tapahtunut jonkinlaista ylivarastointia ja inventaarion hyödyntämättömyyttä. 

Ylivarastointi taas aiheuttaa monia kuluja, sillä varastoa joudutaan hallinnoimaan ja ylipäätään se sitoo yrityksen pääomaa. Yrityksen maineen tahraantuminen ja varastonhallintaohjelmien tuen puute FIFO:lle on kauttaaltaan huonoa kommunikointia ja aiheuttaa työntekijöiden ylimääräisen liikkeen kautta turhaa työtä.

Tärkeintä on saada työstä sujuvaa ja asiakkaille lisäarvoa tuottavaa

Vaikka tässä blogissa käytiinkin paljon asioita läpi teorioiden kautta, liikaa niitä ei kannata pohtia. Tärkeintä on pyrkiä saamaan varastonhallinta helpoksi ylläpitää ja riittävän tarkaksi, jotta jokapäiväisestä työstä saadaan mahdollisimman sujuvaa, stressitöntä ja aidosti asiakasta palvelevaa ja lisäarvoa tuottavaa!

Käytetäänkö teidän yrityksessänne FIFO:a ja tukeeko yrityksenne varastonhallintaohjelma sen jokapäiväistä käyttöä?

Anssi Nurminen

045 787 431 31

Perustaja, Myynti- ja kehityspäällikkö

Maksuttomat alkukartoitukset

Muhkia Oy

Lähteet:

AlManei, M., Salonitis, K. & Xu, Y. 2017. Lean implementation frameworks: the challenge for SMEs. Procedia CIRP 63, pp. 750-755. 

Floyd, R. 2010. Liquid Lean, Developing Lean Culture in the Process Industries. Productivity

Press Taylor & Francis Group.

Lu, D. 1989. Kanban, Just In Time at Toyota, CRC Press Taylor & Francis Group. 

Melton, T. 2005. The benefits of lean manufacturing, What Lean Thinking has to offer the Process Industries. Chemical Engineering Research and Design, pp. 662-673.

Nurminen, A. 2020. Teollisuusyritysten ongelmakohdat varastonhallinnassa.

Linkki:  Teollisuusyritysten ongelmakohdat varastonhallinnassa

Ortiz, C. A. 2016. The 5S Playbook: A step-by-step Guideline for the Lean Practitioner. CRC Press Taylor & Francis Group.